Dokumentumkészítés
Jóváhagyott adatokból egységes dokumentum vagy összefoglaló készülhet.
Folyamatautomatizálás
Kevesebb ismétlődő feladat. Több idő az érdemi munkára.
Az ismétlődő feladatokat a rendszer végzi el helyetted. Ahol döntésre vagy ellenőrzésre van szükség, ott továbbra is te irányítasz.
Beszéljünk a projektedről01 / A helyzet
A kézi lépések összeadódnak
Egyenként néhány perces feladatokból hónap végére órák lehetnek: adatok átmásolása, fájlok elnevezése, visszaigazolások küldése vagy státuszok frissítése.
Az automatizálás célja nem az ember teljes kivétele a folyamatból. A jól kialakított működés különválasztja a kiszámítható lépéseket azoktól, amelyekhez tapasztalat vagy döntés kell.
- Ugyanaz az adat több rendszerben
- Rendszeresen ismétlődő e-mailek
- Kézzel készülő dokumentumok
- Elfelejtett státuszfrissítések
- Sok ellenőrző lista
02 / A megoldás
Automatizálható, ami egyértelmű szabályt követ
A folyamatot kisebb lépésekre bontjuk, meghatározzuk a kiváltó eseményt, az ellenőrzéseket és a kivételeket.
Értesítések
A megfelelő ember a megfelelő eseménynél kap jelzést, nem általános üzenetáradatot.
Adatmozgatás
Az információ szabályozottan kerül egyik rendszerből a másikba.
Státuszváltozás
Egy esemény automatikusan frissítheti az ügy állapotát és a következő teendőt.
Jóváhagyás
A rendszer előkészít, az arra jogosult ember pedig ellenőriz és dönt.
Ütemezett feladatok
Rendszeres riport, ellenőrzés vagy emlékeztető indulhat meghatározott időpontban.
03 / Döntési pont
Mit automatizáljunk, és mit ne?
A megbízhatóság fontosabb, mint az automatizált lépések száma.
Jó jelölt
- gyakran ismétlődik
- világos bemenete és szabálya van
- az eredmény ellenőrizhető
- a kivételek kezelhetők
Maradjon embernél
- üzleti mérlegelést igényel
- ritka és folyamatosan változik
- a hibás végrehajtás nagy kockázatú
- nincs megbízható adatforrás
04 / Munkamódszer
Előbb a folyamat, utána az automatizálás
Nem egyetlen nagy automatizmust építünk vakon. A szabályokat és a hibakezelést együtt tervezzük meg.
- 01
Folyamattérkép
Megmutatjuk, honnan indul az ügy, milyen lépések történnek, és hol akad el.
- 02
Szabályok és kivételek
Rögzítjük, mikor futhat automatikusan egy lépés, és mikor kell emberi ellenőrzés.
- 03
Kis, tesztelhető szakasz
Először egy jól körülhatárolt folyamatot teszünk megbízhatóvá.
- 04
Mérés és finomítás
Ellenőrizzük a hibákat, az átfutást és a ténylegesen kiváltott kézi munkát.
Kapcsolatok
Milyen eszközök kapcsolódhatnak?
Az automatizálás gyakran a már használt alkalmazásaid között dolgozik.
- Google Sheets és Drive
- e-mail és naptár
- számlázó és CRM
- űrlapok és webalkalmazások
- dokumentumtárak
- külső API-k
Összetettség
Mi tesz egy automatizálást összetettebbé?
Az egyszerű út mellett a kivételeket és a hibák utáni folytatást is meg kell tervezni.
- lépések és rendszerek száma
- adatminőség
- jóváhagyási pontok
- hibakezelés és újrapróbálás
- külső szolgáltatások korlátai
- naplózás és visszakövethetőség
Átadás és működtetés
Önálló automatizálás vagy egy nagyobb rendszer része
Egy folyamat készülhet meghatározott PACK feladatként, vagy beépülhet egy saját üzleti rendszerbe. A folyamatos felügyelet CARE vagy CLOUD szolgáltatásban kezelhető.
Kapcsolat
Melyik ismétlődő feladat viszi el a legtöbb időt?
Írd le röviden a kiinduló eseményt, a kézi lépéseket és a kívánt eredményt. Megnézzük, mi automatizálható biztonságosan.
Beszéljünk a projektedrőlÖsszetett a folyamat? Kezdjük egy Discoveryvel.